ユニークキーとは？SaaS自動化における意味をわかりやすく解説

ユニークキーとは（SaaS自動化における意味）

ユニークキーは、データを一意に識別するために使う項目です。連携先に同じデータがあるかを判断するときの基準になり、重複登録や誤った更新を防ぐのに役立ちます。

要するに、同じ人や同じ取引を取り違えないための識別情報です。SaaS間で同じ顧客や取引を扱う場合も、共通して参照できるキーがあるとデータを照合しやすくなります。

導入時は、変わりやすい情報を安易にキーとして使わないことが大切です。メールアドレスなどは変更される可能性があるため、利用するSaaSが発行するIDや自社で管理する外部IDなど、業務上安定して使える識別子を検討しましょう。

ユニークキーは、異なるSaaSのデータを突合するときの基準になります。iPaaSなどでレコードを照合し、キーが一致したデータを同じ対象として扱うことで、既存データの更新や新規データの作成を分けられます。

重複作成を防ぐためにも利用できます。たとえば、連携先に同じキーを持つデータがあるか確認し、存在すれば更新し、なければ新規作成するといった分岐を設計できます。ただし、重複を確実に防ぐには連携先側の一意制約や処理済み情報の管理なども必要になる場合があります。

データの対応関係を維持しやすくなる点もメリットです。同じキーを使って対象を追跡できれば、顧客や注文などが複数のSaaSへ連携された後も、どのデータが同じ対象なのかを確認しやすくなります。

再実行時の重複を防ぐ設計にも関係します。ユニークキーを使って既存データを確認する方法はその一つですが、冪等性を実現するには、処理の設計や連携先の仕様なども合わせて考える必要があります。

例1: 営業SaaSとマーケティングSaaSの顧客同期です。フォームから新しい情報を受け取ったときに、営業SaaSのレコードIDや自社で管理する外部IDを使って既存顧客を探します。該当するキーが見つかれば更新し、見つからなければ新規作成するといった処理に利用できます。

例2: 受注データと請求データの連携です。会計SaaSへ請求情報を登録するときに、注文番号などを照合用のキーとして利用します。同じ注文を再処理した場合に既存データを確認する仕組みを組み合わせれば、二重登録を防ぎやすくなります。

何をキーにするか迷った場合は、連携するSaaSでどのIDを取得できるのかを確認しましょう。iPaaSを利用する場合も、レコードIDや外部IDをどのようにマッピングできるかを確認してから設計すると進めやすくなります。

変わりやすい値をキーにする場合は注意が必要です。メールアドレスや氏名は変更や表記揺れが起きる可能性があります。可能であれば、変更されにくいIDや自社で管理する外部IDを利用しましょう。

自社で外部IDを発行する場合は、生成方法と管理ルールを決めておきます。重複しないことだけでなく、途中で変更されないことや複数のSaaSで同じIDを参照できることも確認しましょう。

複合キーを使う場合は、組み合わせる項目とその扱いを統一します。前後の空白や全角・半角などの違いによって同じ対象を別のキーとして扱わないよう、データの形式も確認しておきましょう。

どの単位で一意にするのかも重要です。会社単位で管理するのか、担当者単位なのか、注文単位なのかによって適切なキーは変わります。実際の業務上で何を同一の対象として扱うのかを決めてからキーを選びましょう。

既存データに重複が多い場合は、連携を始める前にデータを確認します。重複したレコードをどのように扱うのかを決めずに自動化すると、誤ったデータを更新する可能性があります。

個人情報をキーとして使う場合は取り扱いにも注意が必要です。必要以上の個人情報を連携に使わず、アクセス権限や保存場所などを社内のルールに沿って管理しましょう。

可能ではありますが、長期的な連携では注意が必要です。メールアドレスは変更されることがあり、共有アドレスが使われるケースもあります。変更されにくいレコードIDや外部IDを利用できるなら、そちらを優先すると管理しやすくなります。

持てます。たとえば通常は顧客IDを使い、IDがない場合だけメールアドレスなど別の条件で照合する設計が考えられます。ただし、複数の条件を使う場合は優先順位を決めておかないと、別の対象を同一人物として扱ってしまう可能性があります。

可能です。まず既存データの重複状況を確認し、どのレコードを正しい対象として扱うのかを整理します。そのうえで外部IDなどの識別子を付与し、重複データを整理してから連携を始めると安全です。既存データを一度に整理するのが難しい場合は、対象を限定して段階的に進める方法もあります。